Toutes vos questions, toutes nos réponses

Cette foire aux questions (FAQ) est à destination des directeurs et directrices d’école ainsi que des mandataires des coopératives OCCE.

Toute l'équipe de l'Association Départementale de l'Aveyron (OCCE 12) se tient également à votre disposition pour toute précision complémentaire.

• Que faire si je n'ai pas de pièce comptable justificative d'une dépense ?

  À titre tout à fait exceptionnel, il est admis d’établir une note sur papier libre, indiquant :

  • la date,
  • l’objet de la dépense,
  • le montant et le mode de règlement.

  Cette note doit être signée par la personne ayant engagée la dépense.

  
  (Modèle disponible dans vos outils comptables et financiers)

• Les factures peuvent-elles être libellées au nom d'un enseignant ?

  Non. Les factures doivent être libellées au nom de la coopérative. Elles ne peuvent être libellées ni au nom du mandataire, ni au nom de l’école, ni au nom de la mairie, ni au nom du directeur. Le matériel acheté doit figurer au registre d’inventaire de la coopérative.

• Le mandataire peut-il avancer de l'argent en espèces à un enseignant ?

  Oui, jusqu’à hauteur de 150 euros (plafond conseillé) : cela s’assimile à "une régie d’avance".

  Cette avance nécessite un document écrit attestant de la somme engagée signé par les deux parties (l’enseignant et le mandataire). Cette somme pourra être déposée sur le compte bancaire de l’enseignant, légalement. Il pourra utiliser le moyen de paiement de son choix.

  L’enseignant s’engage à rendre tous les justificatifs de dépenses, ainsi que le reliquat de la somme avancée.

• A partir de quelle somme faut-il produire une facture ?

  Pour tout paiement, il est impératif de produire un justificatif sous la forme d‘une facture qui doit comporter un minimum de renseignements : nature du produit acheté, date, nom du magasin, somme détaillée et mode de paiement. Le ticket de caisse doit rester l’exception.

• Un enseignant a effectué un achat avec un chèque personnel, peut-il se faire rembourser ?

  Oui. L’enseignant peut se faire rembourser, sur présentation d’une facture, à condition qu’il ait été mandaté par le conseil de coopérative pour engager cette dépense.

• La coopérative scolaire peut-elle employer un intervenant ?

  Un mandataire de coopérative scolaire ne peut être employeur. Une coopérative scolaire peut payer une "prestation" à un organisme/association, sur présentation d’une facture (avec n° de siret...). Tout autre paiement direct à une personne s’apparenterait à du "travail au noir". Employer une personne dans l’illégalité est un délit (Code du travail) auquel s’associent des risques divers, notamment en cas d’accident au cours de la prestation, d’incident grave avec un élève, de contrôle URSSAF...

  En conséquence, il est impératif de ne jamais signer de contrat sans l’aval de l’Association départementale OCCE 12. Contactez-nous avant toute démarche.